Normativa para organizar un workshop en el IISJ en 2024

1.    Las solicitudes para la realización de un workshop en el IISJ durante el año 2024 deberán recibirse antes del 28 de febrero de 2023. No se aceptarán las solicitudes que lleguen después de la fecha mencionada. Las solicitudes presentadas serán examinadas por el Comité de Reuniones del IISJ durante el mes de mayo de 2023. Los organizadores serán informados de la decisión del Comité en junio-julio de 2023.

2.    Los workshops se celebrarán entre los meses de abril de 2024 y julio 2024. Se celebran los jueves y viernes, llegando los participantes el miércoles a la tarde/noche. Los workshops podrán empezar antes y durar más días, previa solicitud, pero entonces los organizadores tendrán que hacerse cargo de los gastos adicionales. Las solicitudes deberán indicar la fecha preferida para la celebración del encuentro, pero ésta estará sujeta a negociación y a la decisión final del IISJ.

3.    La solicitudes para realizar un workshop deberán incluir:

(i) El formulario de solicitud;
(ii) CV de cada uno de los coordinadores propuestos (no debe exceder de 1 página cada CV);
(iii) Nombres y direcciones de contacto completas de los organizadores, con su relación institucional, afiliación, etc.; En el caso de asumirse la organización por dos o más personas, se deberá indicar quién es la persona responsable de los contactos con el Instituto;
(iv) Una lista provisional de participantes que incluya la relación institucional y afiliación; ellos deberán haber sido contactados previamente y en principio habrán aceptado participar en el encuentro; si se aprueba la propuesta, se pedirá una lista final junto con las direcciones de contacto completas de todos los invitados. El número de participantes oscilará entre 15-25. Si la idea es organizar un encuentro con más de 25 participantes, por favor contactar con el Instituto para saber qué posibilidades hay. En la sala que se utiliza para la celebración de los workshops, podrían entrar cómodamente entre 20-25 personas, no más;
(v) Un programa provisional del workshop que incluya los títulos de las presentaciones / ponencias; el horario de las sesiones teniendo en cuenta que los restaurantes en Oñati no sirven comidas antes de las 13:00 y cenas antes de las 21:00; la pausa/café deberá ser de al menos 15 minutos si se quiere que los participantes vayan a la cafetería más cercana. El horario de las sesiones de la mayoría de las reuniones suele ser el siguiente: 09:15-11:00; 11:15-13:00 y 14:45-16:15; 16:30-18:00.

4. Evaluación de las solicitudes

A la hora de evaluar las solicitudes se tendrá en cuenta lo siguiente:

a)    La calidad de la propuesta. Las solicitudes deberán explicar claramente la contribución del workshop propuesto a la sociología jurídica y/o a los estudios socio-jurídicos. Se tendrán en cuenta también las publicaciones derivadas de la participación en encuentros o workshops celebrados anteriormente (en el IISJ o en cualquier otro lugar);

b)    Participación variada. Los participantes deberán venir de diferentes localidades geográficas, tanto locales como internacionales. Deberá haber también una variada gama de participantes en cuanto a perfil y formación, incluyendo investigadores al principio de su carrera (investigadores doctorados o posdoctorales) así como académicos en etapas más avanzadas de su carrera y seniors. Los workshops no tienen por qué celebrarse en inglés, se anima a utilizar varios idiomas. Las solicitudes deberán indicar claramente qué participantes ya se han comprometido a participar en el encuentro;

c)    Originalidad de la propuesta. Las solicitudes deberán explicar la originalidad de la propuesta del workshop. En los casos en los que un tema similar haya sido tratado en un workshop celebrado anteriormente en el Instituto, las solicitudes deberán indicar claramente cómo diferirá su forma de tratar el tema propuesto ahora. Las solicitudes de personas que previamente no han estado en el Instituto serán especialmente bienvenidas;

d)    Relevancia del tema para el País Vasco. Son bienvenidos los workshops sobre cualquier tema que contribuya a la sociología jurídica y/o a los estudios socio-jurídicos. Animamos vivamente a presentar temas relacionados con el País Vasco, entre los cuales hay algunos sugeridos por el Gobierno Vasco:

• Problemas socio-jurídicos de la vivienda.
• Delincuencia juvenil: situación de los menores delincuentes, valoración de las medidas adoptadas por los juzgados de menores, propuestas de mejora.
• Valoración de impacto normativo de algunas leyes o líneas de actuación del Departamento, y en concreto, la normativa vigente sobre violencia de género: valoración de los efectos en la sociedad de la aplicación de la ley, propuestas de modificación, etc. En particular, el análisis de medidas alternativas a las previstas que puedan tener interés en este sector: participación del entorno social de la víctima en la protección mediante la concienciación social, participación de la familia, papel de la policía en esta protección, medidas de “escolta” (a la víctima) o de seguimiento (al agresor), etc.
• Las medidas adoptadas por los juzgados de menores: estudio de la implantación de otro tipo de medidas equivalentes de carácter educativo o social: cumplimento en centros de mayores, cuidado de ancianos, medidas en beneficio de la comunidad, relación de las medidas a adoptar con el ilícito cometido; estudio de las medidas adoptadas en otras comunidades autónomas u otros estados.
• Mediación civil y tráfico transfronterizo de personas; situación jurídica de familias que viven en torno a la frontera, etc. El papel de la mediación civil en los problemas jurídicos transfronterizos: implantación de la Directiva Europea 2008/52/CE del Parlamento Europeo y del Consejo Europeo de 21 de mayo de 2008 sobre ciertos aspectos de la mediación en asuntos civiles y mercantiles, y su aplicación en el entono transfronterizo en el ámbito fronterizo entre España y Francia.

5.    La organización intelectual y sustantiva del workshop correrá a cargo de la(s) persona(s) que lo haya(n) propuesto, mientras que el IISJ se limita a facilitar los medios necesarios para colaborar en su organización y desarrollo. Respecto a eventuales accidentes, enfermedad, etc., el IISJ no podrá hacerse cargo de la cobertura, por ello los participantes serán responsables de su viaje y de su seguro de viaje y accidente, incluyendo el trámite y los costes.

6.    Las comunicaciones/ponencias del workshop se incluirán en una zona intranet de la página web del IISJ para ser consultadas por los participantes antes de la celebración del encuentro. Como norma general, la celebración de un workshop está sujeta al derecho de primera revisión para el IISJ, bien para su revista online Oñati Socio-legal Series (OSLS) o para una de sus colecciones de libros, concretamente Oñati International Series in Law and Society, publicada en inglés por Bloomsbury-Hart, y Oñati: Derecho y Sociedad, publicada en español por Dykinson. Esta condición puede ser negociada a la vista de las circunstancias de cada caso. Si los organizadores del workshop tuvieran otros planes en cuanto a la publicación, deberán manifestarlo así en el momento de enviar la solicitud de workshop. El histórico de publicación de workshops anteriores es un criterio importante para la selección de workshops, así como para hacer excepciones a la norma general. Para más información, por favor consulte la Normativa de Publicación de Workshops o contacte con Leire Kortabarria.

7.    Si se acepta el workshop se pedirá al organizador de la aceptación de la coordinación. El título y la fecha del workshop serán entonces anunciados en la página web del Instituto y en cualquier otro tipo de información. Se volverá a contactar con el organizador, 4-5 meses antes de la celebración del workshop, para pedirle la lista completa incluyendo las direcciones de contacto de todas las personas a invitar y un programa provisional actualizado. El IISJ enviará entonces una carta de invitación a los participantes, junto con el formulario de pre-inscripción y el de inscripción. El organizador deberá enviar al Instituto el programa final del encuentro seis semanas antes de la celebración del workshop. Los formularios de inscripción se deberán recibir un mes antes de esa fecha. Se enviará entonces a todos los participantes el programa y la lista de participantes y se utilizará la misma información para incluirla en la página web del Instituto.

8.     Para contribuir a sufragar los gastos de funcionamiento en los que incurre el IISJ para acoger los workshops, se aplicarán unas cuotas de workshop. En el momento de redacción de esta normativa (noviembre de 2022), se aplican las siguientes cuotas:

• 150€ para los profesionales no miembros del RCSL,
• 130€ para los profesionales miembros del RCSL,
• 60€ para los estudiantes, desempleados y jubilados.

Nota: Para el año 2024, cabe la posibilidad de un incremento en la cuota, para compensar los incrementos en el coste del servicio desde la implementación de la cuota, en 2020. Todos los participantes, incluyendo los coordinadores, deberán abonar la cuota de workshop, independientemente de la duración o características concretas de su participación; sólo se harán excepciones para eventos concretos anunciados previamente, los cuales podrán abrirse a otros usuarios del Instituto en condicionas favorables, y sin derecho a dietas ni a otros servicios concretos de los workshops

9.    La cuota de workshop cubrirá servicios básicos de dietas y transporte, así como apoyo organizativo.

Cafés y comidas: La cuota de workshop cubre dos almuerzos en un restaurante local, una recepción o cena de bienvenida y el café de la pausa de la mañana (dos días). Las comidas serán a mediodía. Los participantes pueden ir también a los cafés / bares de Oñati para tomar pintxos/tapas, o bien para comer de plato a su cargo. Varios restaurantes ofrecen para el almuerzo un menú del día y en muchos bares se pueden tomar bocadillos y/o pintxos/tapas. Los organizadores que tengan alguna subvención adicional para el encuentro pueden solicitar otro tipo de comidas, por ejemplo, una comida en un restaurante de categoría superior y abonar por la(s) misma(s) directamente en el restaurante. Los restaurantes de categoría superior están en los alrededores de Oñati y para ir se necesita transporte que podrá ser organizado por el Instituto y que deberá de abonarse a la compañía de autobuses que realizará los servicios.

Servicios de transporte: Dentro del paquete del workshop, el Instituto organizará un autobús hasta Oñati la tarde anterior al día del comienzo del workshop y a la mañana siguiente a la finalización del mismo, en los siguientes horarios:

• Desde Bilbao (ciudad) hasta Oñati el miércoles a las 19:00 y desde el aeropuerto de Bilbao a las 19:30.
• Desde la estación de tren de Zumárraga hasta Oñati el miércoles a las 19:30.
• Desde Oñati a Bilbao ciudad/aeropuerto y a la estación de tren de Zumárraga el día siguiente que termina el encuentro a las 08:30.

Los participantes serán recibidos por el conductor que se identificará con un cartel que llevará las iniciales y el logo del Instituto IISJ/IISL.

Apoyo organizativo: El equipo del Instituto ofrecerá apoyo organizativo a los solicitantes del workshop; más concretamente, les ayudará a reservar alojamiento para los participantes en la Residencia Antia, a organizar comidas y transporte (en la medida en que esto forma parte del paquete del workshop), procedimientos de pago y toda la comunicación relativa al workshop. En los días que dure el workshop, el equipo del IISJ estará disponible para atender consultas y ofrecer apoyo para que todo marche según lo previsto.

Todos los participantes deberán abonar el alojamiento (caso de que lo necesiten). La Residencia Antia, perteneciente al Instituto, podrá ofrecer alojamiento para unas 18 personas en habitación individual (dependerá del número de profesores visitantes que estén allí alojados en la fecha del workshop). No se servirá desayuno en la residencia. Los participantes que no estén alojados en la Residencia Antia podrán alojarse en un hotel cercano, Ongi Ostatua o bien Hotel Zumeltzegi. Los precios de las habitaciones en los hoteles son más caros. La reserva de alojamiento se hará según la fecha de recepción de los formularios de inscripción. La reserva de alojamiento en la Residencia Antia se podrá hacer a través del Instituto. Las reservas de alojamiento en los Hoteles las harán directamente los interesados.

En la sala de reunión pueden entrar entre 20-25 personas.

Se ofrecerá apoyo para una publicación resultante del workshop, tal como se indica en el punto nº 6.

10.    Los participantes deberán organizar y pagar sus viajes.

IMPORTANTE: Se cancelarán los workshops en los que el número de participantes sea inferior a 15.